Wenn uns die Krise eines gelehrt hat, dann die Grenzen und Chancen digitaler Lösungen. Wo möglich, lassen sie uns trotz der Maßnahmen zur sozialen Distanzierung vieles wie zuvor fortsetzen. Aber vielleicht werden in Zukunft Verträge nur noch per eSignature-Lösungen unterzeichnet und das papierlose Büro schafft endlich den Sprung von Vision zur Wirklichkeit.
Andrea Trap, Director of Business EMEA bei Dropbox geht in diesem Gastbeitrag detailiert auf das Thema eSignatur und die Konsequenzen für die Digitalisierung ein.
In Stein gemeißelt
Die Idee, einen Text mit dem eigenen Zeichnen zu signieren und somit seinen Urheber oder die Einwilligung in eine Abmachung zu besiegeln, ist älter als Papier. Die frühesten Belege für eine Unterschrift gehen bis in das Jahr 3100 v. Chr. zurück, aus dem eine Signatur des Schreibers Gar.Ama. auf einer sumerischen Tontafel überliefert ist.
Auch in unseren digitalen Zeiten wurden bis ins Jahr 2017 noch für mehr als 70% der Unterschriftsprozesse Stift und Papier genutzt. Doch mit dem Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014, der sogenannten eIDAS-VO, wurden die Rahmenbedingungen für eSignaturen europaweit einheitlich geregelt. Damit war die Grundlage für die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur geschaffen.
Durchbruch der elektronischen Dokumentverarbeitung
Trotz der - in Maßeinheiten des Computer-Zeitalters - langen historischen Geschichte der eSignatur fand diese dennoch bis dato keine breite Anwendung. Covid-19 und seine Auswirkungen auf die Arbeitswelt änderten diese Tatsache schlagartig.
Der „kurze Dienstweg“ existiert in Zeiten einer Krise nicht mehr und zahlreiche unterschriftsbasierte Geschäftsprozesse wie beispielsweise Vertragsabschlüsse oder das Onboarding neuer Mitarbeiter, gestalten sich seit einiger Zeit noch umständlicher als zuvor.
Neben dem allgemein beobachtbaren, gigantischen Digitalisierungsschub brachte die Corona-Krise letztendlich auch dem Einsatz von eSignaturen den großen Durchbruch. Eine Auswertung auf Basis von Google-Suchanfragen hat ergeben, dass das Interesse an eSignatur-Lösungen im Zeitraum vom Beginn der Pandemie bis in den Monat April um spektakuläre 511% anstieg.
Auch HelloSign, seit 2019 ein Unternehmen von Dropbox, verzeichnete einen Anstieg der Signaturanfragen um das Dreifache im Zeitraum Januar bis Februar 2020. Dieses Bild spiegelt sich auch in einer Studie des Fraunhofer Institutes IAO wieder. So sehen 55% der befragten Entscheider Nachbesserungsbedarf bei der Etablierung digitaler Unterschriften. 41% sehen die Notwendigkeit zur Etablierung von Plattformen zum Informationsaustausch.
Das Fazit der Studienmacher lautet folgerichtig: Der Ausbau adäquater Kollaborationstechnologien muss in den Unternehmen weiter vorangetrieben werden. Die Vorteile von eSignaturen - wie beispielsweise die Vereinfachung und Beschleunigung komplexer Geschäftsprozesse - bieten immenses Potential für den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Wirtschaft, auch über die Corona-Krise hinaus.
eSignatur-Tools ermöglichen es Unternehmen weltweit, ihre Digitalisierung maßgeblich voranzubringen und den Herausforderungen der Zeit mittels verteilter Arbeitsmodelle krisenresistent aufgestellt zu begegnen. eSignaturen sind ein klarer Schlüssel zur Business Continuity.
Wie genau läuft ein Signaturprozess ab?
Wenn jemand ein Dokument unterzeichnen soll, kann es über eine eSignatur-Lösung an die gewünschte Person verschickt werden, deren Signatur angefragt wird. Anschließend kann das Dokument wieder eingeholt werden.
Transparent wird der Vorgang durch die umfassende Dokumentation aller Transaktionen zwischen den Unterschriftsparteien. Dazu werden verschiedene Informationen, wie z.B. die IP-Adresse ab dem Versand des Dokuments bis zur fertigen Unterzeichnung und Sicherung nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen.
Um eventuellen Manipulationsversuchen vorzubeugen, werden die Transaktionsverläufe mit Hashing-Technologie verschlüsselt. Prüfprotokolle, die an alle ausgeführten Signaturanfragen angehängt werden, lassen sich mit einer ID des entsprechenden Transaktionsverlaufs in einer Datenbank kontrollieren.
Was macht eSignaturen sicher?
Für die Sicherheit von eSignaturen sorgen zwei Ebenen, zum einen die rechtliche, zum anderen die technische Seite. Rechtlich legt die neue Verordnung das Rahmenwerk für Menschen, Unternehmen und Behörden für digitale Transaktionen in allen EU-Mitgliedsstaaten fest.
Doch wie sieht es mit der technischen Seite aus? Zunächst einmal wäre da die Infrastruktur, die auf die großen Rechenzentren, das Backbone unserer digitalen Wirtschaft, zurückgreift und somit von den gleichen hohen Sicherheitsstandards profitiert, die auch für alle anderen Anwendungen gelten.
Die Möglichkeit, Daten in zertifizierten europäischen Rechenzentren zu speichern, garantiert die Einhaltung relevanter Verordnungen, wie der DSGVO. Neben umfangreichen Firewalls schützen Industriestandards wie TLS (Transport Layer Security) und 256-Bit-AES-Verschlüsselung vor dem Zugriff unbefugter Dritter.
Selbst wenn es also jemand schaffen sollte, die physischen Schutzvorrichtungen zu umgehen und auf eine Festplatte zuzugreifen, könnte diese Person die Daten nicht entschlüsseln.
Maßnahmen wie nicht bearbeitbare Prüfprotokolle stellen sicher, dass alle an den Dokumenten vorgenommenen Handlungen umfassend verfolgt und mit Zeitstempel versehen werden, um im Streitfall Nachweise über den Zugriff, die Prüfung und die Signatur erbringen zu können.
Eine Signatur ist mehr als eine Unterschrift
Klassisches Effizienzdenken hat sein Ende erreicht. Es braucht Modelle, die die Vorstellung von einem endlichen Spiel hinter sich lassen. In der IT spricht man von Ausfallsicherheit, wenn es darum geht, Kosten durch Leerlauf oder Unterbrechungen zu vermeiden.
Business Resilienz kann man als Ausfallsicherheitsstrategie des gesamten Unternehmens verstehen. Es ist die Fähigkeit eines Unternehmens, sich bei Geschäftsunterbrechungen schnell anzupassen und so zu reagieren, dass Mitarbeiter und Vermögenswerte geschützt werden, während der Geschäftsbetrieb gleichzeitig auf hohem Niveau aufrechterhalten wird, also die Business Continuity geschützt ist.
eSignaturen ermöglichen es Unternehmen, traditionell papiergebundene Geschäfte durch eine einfache und sichere Online-Lösung zu ersetzen. So lassen sich kritische Geschäftsvereinbarungen schnell, kontaktlos, einfach und sicher ausführen. Dabei ist es gerade bei einem solchen Tool entscheidend, dass es nicht als sogenannter “walled garden” daherkommt.
Um schnell, kostengünstig und flexibel im Einsatz zu sein, muss sich die Lösung in jede bestehende IT-Umgebung integrieren lassen und einfach in der Anwendung sein. Leicht in bestehende Workflows und Lösungen zu integrierende eSignatur-Lösungen haben gute Aussichten, zu den wichtigsten Akteuren im Bereich der digitalen Transformations-Tools Europas zu werden.
Aus Vision wird Realität
In Zukunft könnten alle papierbasierten Workflows vollständig auf digitale Formulare umgestellt werden, die sich so wesentlich leichter und zentraler verwalten lassen. Rechtlich notwendige Aktualisierungen können so in kürzester Zeit ausgespielt werden und sind überall verfügbar, ohne dass stapelweise Vordrucke vernichtet werden müssen. Unterzeichnet und ausgefüllt wird dann alles über nahtlos integrierte E-Signatur-Bausteine.
So gewinnt jeder Prozess noch einmal an Transparenz, da jeder Vorgang bis ins Detail nachverfolgbar sein wird. War die elektronische Vertragsunterzeichnung vor Corona vielleicht nur ein nettes Tool, um vor allem international schnell zu rechtsverbindlichen Abschlüssen zu kommen, wurde die kontaktlose digitale Signatur in der Krise unerlässlich. Wer die Vorzüge solcher Tools einmal kennengelernt hat, wird künftig nicht mehr darauf verzichten wollen.