Nach dringenden Appellen aus der Politik beschäftigt das Thema Homeoffice auch weiterhin viele Unternehmen. Diese haben sich zu Beginn der Pandemie zunächst mit Provisorien und vorübergehenden Notlösungen beholfen. Doch auf Dauer sind die Kompromisse nicht tragbar, wenn die Sicherheit vernachlässigt wird und Systemausfälle, Hacker-Angriffe und der Verlust geschäftskritischer Daten drohen.
Die IT-Experten von becom raten dazu, vor allem auf die drei Säulen Sicherheit, Funktionsumfang und Kosten zu achten:
- Sicherheit
Sicherheit ist gerade beim Homeoffice das A & O. Denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen von außerhalb der geschützten Firmenumgebung auf geschäftliche Daten zu. Viele der bislang eingesetzten Homeoffice-Lösungen bieten hier aber nur scheinbare Sicherheit. Wird beispielsweise lediglich eine VPN-Software bereitgestellt und zuhause auf privaten Rechnern installiert, kommt es zur Vermischung privater und geschäftlicher Daten auf ein- und demselben Gerät.
Nicht selten wird der jeweilige Computer übrigens auch von anderen Familienmitgliedern genutzt, etwa im Homeschooling. Auch die Ausgabe dedizierter Firmen-Notebooks mit installiertem VPN-Client löst das Problem nur teilweise. Denn durch den erforderlichen Anschluss ans heimische Netzwerk agiert der Firmenrechner im selben Netz wie andere, möglicherweise unzureichend abgesicherte Geräte des Haushalts. Eine in der Praxis nicht kontrollierbare Situation mit entsprechenden Risiken durch Malware oder andere Angriffe.
Besser geeignet sind spezielle, professionelle Remote-Desktop-Lösungen für den Fernzugriff. Allerdings sind auch damit häufig Einschränkungen verbunden, da beispielsweise das Thema geschäftliche Telefonie nicht abgedeckt wird. Grundsätzlich sollten Unternehmen darauf achten, dass die gewählte Lösung eine komplette Trennung privater und geschäftlicher Daten gewährleistet. Das ist ausschließlich durch eine Trennung der Netzwerke zu gewährleisten.
Und: die Verantwortung für die Sicherheit im Netzwerk kann und darf nicht auf die Mitarbeiter übertragen werden. Idealerweise erhalten diese eine Lösung, die keinerlei Konfiguration und technisches Wissen voraussetzt. Perfekt ist eine Hardware, die einfach nur mit einem Kabel zu verbinden ist. Die Verantwortung und Kontrolle der Sicherheit bleiben im Unternehmen. - Funktionsumfang
Auch vor der Pandemie kannten bereits viele die Situation: Kolleginnen oder Kollegen aus dem Homeoffice melden sich mit Rückfragen in der Firma, da sie keinen Zugriff auf bestimmte Daten oder Programme haben. Oft geht es dann nur darum, einmal „schnell“ etwas nachzusehen oder eine bestimmte Datei zu senden. Vermeintliche Kleinigkeiten, die in Summe dennoch zu erheblichen Produktivitätsverlusten führen können.
Eine Herausforderung bildet außerdem häufig das Thema Telefonie, gerade dann, wenn noch keine Cloud-Telefonie genutzt wird. Mitarbeiter sind unter Umständen nicht unter ihrer gewohnten Durchwahl erreichbar oder nutzen ihre privaten Festnetz- oder Mobilfunknummern, die jedoch nur bedingt an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten weitergeben werden können. Viele Abläufe, die sonst mit einem kurzen Telefonat erledigt werden könnten, werden dadurch komplexer und zeitaufwendiger. - Kosten
Speziell bei VPN-Lösungen werden die tatsächlich entstehenden Kosten häufig unterschätzt. Die Kalkulation muss zunächst einmal die eigentlichen Lizenzen umfassen – professionelle B2B-Lösungen sind weitaus teurer als einfache VPN-Tools für die rein private Nutzung. Werden Firmen-Notebooks ausgegeben, müssen die zusätzlichen Hardwarekosten berücksichtigt werden. Mit beidem allein ist es aber bei weitem nicht getan.
Denn oft vergessen werden die teilweise umfangreichen Installations- und Konfigurationsarbeiten. Dies erfordert entweder entsprechend versierte interne IT-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder aber die Beauftragung eines externen Dienstleisters.
Wer die Kosten überschaubar halten möchte, sollte sich also bereits vorab genau über die erforderlichen Investitionen informieren und auch Nebenkosten wie Installation, Konfiguration, Support und Wartung miteinbeziehen. Inzwischen sind am Markt auch schlüsselfertige Systeme verfügbar, die sehr schnell einsetzbar sind.
„Der Dreiklang aus Sicherheit, Funktionsumfang und Kosten ist beim Thema Homeoffice entscheidend“, sagt Ralf Becker, Geschäftsführer der becom Systemhaus GmbH & CO. KG. „Nur wenn alles ineinandergreift, werden sowohl Mitarbeiter als auch die Unternehmensführung zufrieden sein.“
„Eine potenziell unsichere Lösung ist ebenso fatal wie eine Lösung, mit der nicht produktiv genug gearbeitet werden kann oder eine Technologie-Entscheidung, die große Folgekosten nach sich zieht. Vor der Einführung lohnt es sich also definitiv, sich kompetent beraten zu lassen. Und falls bereits eine unbefriedigende Lösung installiert ist, kann es dennoch günstiger sein, auf eine professionelle Lösung zu wechseln.“
becom bietet Interessenten beispielsweise die Jamboon Plug&Play Homeoffice 2.0-Lösung an. Dabei handelt es sich um eine fertig konfigurierte Homeoffice-Netzwerklösung. Sicherheitskonzepte aus dem Firmen-Netzwerk werden dabei 1:1 im Homeoffice bereitgestellt.
Mitarbeiter nehmen ihr geschäftliches Telefon und ihren Firmenrechner oder ihr Notebook in diesem Fall einfach mit nach Hause. Nach Verbindung mit der „Jamboon Client Box“ kann dann ohne Einschränkungen und ohne notwendige Installationen ganz normal wie gewohnt weitergearbeitet werden.