Smarte Workflows, optimale Prozesse und papiersparendes Arbeiten? Für die kommunale Verwaltung der Region Hannover ist das kein Wunschdenken, sondern Realität. Digitalisierte Fachbereiche und elektronische Akten sorgen für eine strukturierte Arbeitsweise und für uneingeschränktes Homeoffice – gerade in Zeiten der Pandemie ein essenzieller Vorteil.
Möglich wurde das mit den IT-Experten der Hannoversche Informationstechnologien (hannIT). Sie sind IT-Partner für Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen in Niedersachsen und nutzen für ihre Digitalisierungsprojekte das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio von Optimal Systems aus Berlin. Mehr als 30 Städte, Gemeinden und weitere Landkreise in Niedersachsen setzen bei IT-Fragen auf die hannIT.
„Die Region Hannover ist dabei der größte Anteilseigner, doch die anderen Träger holen deutlich auf“, berichtet Peter Sperling, Kompetenzcenter Manager bei der hannIT. „Angefangen hat es mit dem Fachbereich für Umwelt der Region Hannover. Ein DMS sollte die Prozesse strukturieren und unterstützen." In der Folge gab es 2008 eine Ausschreibung, die der ECM-Spezialist Optimal Systems für sich entschied.
Mehr Effizienz durch digitale Prozesse
Nach dem Fachbereich für Umwelt folgten weitere, wie zum Beispiel Kfz-, Führerschein- und Ausländerstelle. Darüber hinaus wurde ein Workflow für Rechnungseingänge und –ausgänge etabliert. Die Digitalisierung des Bereichs für Ordnungswidrigkeiten brachte sogar einen finanziellen Vorteil: Die Prozesse sind nun so effizient, dass der Durchlauf der Bußgelder erheblich beschleunigt wird.
Mobiler Arbeitsplatz – ortsunabhängig und flexibel
Auch 2021 geht die Digitalisierung weiter: So steht in diesem Jahr für die hannIT unter anderem die Einführung von digitalen Posteingängen und der Allgemeinen Schriftgutverwaltung an. Die Schriftgutverwaltung übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente sind zentral in der digitalen Vorgangsakte gespeichert.
Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Mitarbeiter sind so in der Lage, komplett digital und ortsunabhängig zu arbeiten. Ob im Büro, im Konferenzraum oder von zu Hause aus – sie haben stets Zugriff auf ihre Akten. Vor allem in Zeiten von Corona ein großer Vorteil.
Bestens aufgestellt für eine digitale Zukunft
Peter Sperling ist von den Anwendungen und Möglichkeiten der eingesetzten Software überzeugt: „enaio ist ein sehr anpassungsfähiges Produkt, gerade die vielen Schnittstellen sind ein hoher Mehrwert für unsere Arbeit.“
Die Software regelt die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. Prozesse lassen sich damit effizient steuern, überwachen und weiterentwickeln. Mehr als 650 Verwaltungen haben enaio deutschlandweit bereits im Einsatz.
Die positiven Erfahrungen aus der Verwaltung sind aber auch für viele Unternehmen eine wertvolle Referenz: Die Einführung eines DMS legt nicht nur eine solide Basis für die weitere Digitalisierung, sondern sorgt auch für rasche Effizienzgewinne und erhöhte Transparenz in allen damit verbundenen Arbeitsprozessen.