E-Procurement reduziert manuelle Arbeit im operativen Einkauf

Der Einkauf vollzieht gerade einen umfassenden Wandel: Neue Technologien halten Einzug, die manuelle Arbeiten automatisieren. So kann sich der Einkauf verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren, während intelligente Systeme ungeliebte Routinetätigkeiten übernehmen. Die KMU müssen jedoch aufpassen, bei dieser Entwicklung nicht den Anschluss zu verlieren.

Die Auswirkungen eines automatisierten Einkaufs sind durchweg positiv: Die Einkäufer haben mehr Zeit zur Verfügung für strategische Aufgaben, die Prozessqualität und -geschwindigkeit erfahren eine deutliche Verbesserung, und die Kosten werden optimiert. Generell gestaltet sich der Arbeitsalltag interessanter, und der Einkauf als Arbeitsumfeld wird attraktiver.

Doch in der Alltagsrealität vieler mittelständischer Einkaufsabteilungen werden trotzdem auch heute noch zu viele Aufgaben händisch erledigt – warum?

Die Arbeiten eines operativen Einkäufers sind branchenunabhängig sehr komplex, bedingt durch die Mannigfaltigkeit der Informationen, Dokumentenarten, Dateitypen und Softwareprogramme, die im Dialog mit den Lieferanten notwendig sind. Die Grundvoraussetzung für eine Automatisierung ist deshalb eine nahtlose elektronische Anbindung möglichst vieler Lieferanten.

Ziel sollte dabei immer ein medienbruchfreier Austausch bei allen Belegtypen und – idealerweise – sogar die Abbildung des kompletten Purchase-to-Pay (P2P)-Prozesses sein. Denn nur wenn Auftragsbestätigung (AB), Lieferschein sowie Rechnung mit einem System vollständig automatisiert verarbeitet werden, bringt dies enorme Vorteile. Besonders vorteilhaft ist es, wenn spezielle Dokumente und Daten, wie beispielsweise technische Zeichnungen, automatisiert verarbeitet werden können.

Für die Digitalisierung der Einkaufsprozesse stehen heute verschiedene Lösungen zur Auswahl wie EDI, OCR-Tools, Lieferantenportale oder WebEDI. EDI ist für viele kleinere Unternehmen zu komplex und teuer. Bei Portalen wird die Dateneingabe auf die Lieferanten verlagert, was auf Widerstände trifft. Das nur unidirektionale OCR hat eine Semi-Automatisierung erreicht; die Auslesegenauigkeit ist allerdings gering und händische Korrekturarbeit notwendig.

Kein Wunder, dass die meisten Transaktionen im Mittelstand noch manuell vonstatten gehen und bei allen Beteiligten Aufwand ohne Wertschöpfung verursachen. Der Einkauf benötigt also dringend Innovationen, was das Thema Künstliche Intelligenz (KI) als wichtigsten Baustein jeder zukunftsfähigen Lösung ins Spiel bringt.

Der geschäftsübergreifende Teil des Einkaufsprozesses beinhaltet die meisten Tätigkeiten, die heute noch manuell erfolgen:

1. Zunächst müssen z.B. eingehende Dokumente der Lieferanten, wie Auftragsbestätigungen, erfasst werden. Bei PDF-Dokumenten ist es erforderlich, die entsprechenden Werte zu extrahieren. Hier ist hohe Genauigkeit gefragt, um Auslesefehler zu vermeiden und die Daten zuverlässig an den nachfolgenden Prozess übergeben zu können.
   
   

2. Dann geschieht die eigentliche Verarbeitung der extrahierten Daten. Hier werden die empfangenen Auftragsbestätigungsdaten mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen. Bei Abweichungen werden weitere Verarbeitungsschritte eingeleitet.
   
   

3. Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe der Daten in das Zielsystem. Meist handelt es sich dabei um ERP-Systeme, aber auch um E-Procurement-Plattformen oder SRM-Systeme.
   
   

Bei den ersten beiden Schritten bietet KI bereits heute große Automatisierungsvorteile, denn sie erfasst Dokumente nicht grafisch, sondern inhaltlich. Daher lassen sich Werte auch noch dann exakt auslesen, wenn sich beispielsweise die Formatierung eines Dokuments geändert hat. Ebenso kann KI diejenigen Inhalte identifizieren, die für die Prüfung notwendig sind.

KI kann so etwa auch Angaben wie Abmessungen, Ursprungsdeklarationen, Zeichnungsnummern usw. erfassen. Auch branchenspezifische Daten lassen sich durch KI problemlos verarbeiten. Wie es beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau technische Zeichnungen, unterschiedliche Maßeinheiten und Materialkostenzuschläge erfordern.

Im P2P-Prozess wäre es gerade jetzt notwendig, Prozesse zu verschlanken und das Verbesserungspotenzial auszuschöpfen. Viele produzierende Unternehmen haben mit Lieferengpässen und Mangelwaren zu kämpfen. Der Fokus im Einkauf richtet sich momentan auf die Lösung dieser Herausforderungen, es bleibt keine Zeit dafür, sich um eine intelligente Lösung für interne Prozesse zu kümmern.

All dies führt zu einer betriebswirtschaftlich kritischen Situation, denn eine E-Procurement-Lösung könnte nachhaltig zeitaufwendige, manuelle Tätigkeiten optimieren und Zeitreserven für andere Aufgaben freisetzen.

Um eine hohe Automatisierungsquote im Einkauf zu erreichen, ist es unumgänglich, möglichst viele Lieferanten anzubinden.  In der Anbindung von Lieferanten geht es darum, die Arbeit zu erleichtern, statt durch eine neue Lösung zusätzlichen Aufwand zu erzeugen. Damit eine einfache Anbindung möglichst vieler Lieferanten gelingt, ist es deshalb notwendig, dass der Lieferant:

• seine eigenen Abläufe/Tools nicht/kaum verändern muss,
• von der Anbindung profitiert,
• keine oder nur geringe Kosten hat,
• die Anbindung schnell und einfach erledigt bekommt.
  
  

Von den Lieferanten eingehende Dokumente, wie Angebote, Auftragsbestätigungen (AB) oder Lieferavisen, verarbeiten zu können, ist eine zentrale Funktion einer professionellen Software. Diese Dokumente lassen sich mithilfe von KI mit hoher Genauigkeit zuverlässig und ohne manuelle Nachbearbeitung auslesen.

Danach wandelt die Software die Informationen in strukturierte Datenformate um. Anschließend werden sie durch KI validiert, verglichen (z.B. eine AB mit einer Bestellung) und schließlich an die nachgelagerten Systeme des Kunden (z.B. ERP) übergeben. Eine manuelle Korrektur ist nicht mehr nötig.

Die Lösung: Bausteine in die Zukunft
Viele P2P-Softwarelösungen sind vor allem auf die Bedürfnisse großer Unternehmen zugeschnitten und weniger für KMU. Bei den KMU sind vor allem schlanke und flexible Lösungen gefragt, so dass keine Zeit für das Erlernen unnötiger Funktionen aufgebracht werden muss und die Implementierung zügig vonstattengehen kann.

crossinx richtet seinen Fokus darauf, mittelständische und kleine Unternehmen umfassend zu beraten, den Einstieg in die Digitalisierung zu ermöglichen und zukunftsfähige Lösungen anzubieten – gekennzeichnet durch nutzerfreundliche und flexible Handhabung.

Eine tragfähige Zukunftslösung umfasst folgende Grundbausteine:

• eine Schnittstelle zum Austausch mit den nachgelagerten Systemen (ERP, Materialwirtschaft, Buchhaltung, Archiv usw.)

• ein zentrales User-Cockpit für Analyse, Abgleich und Steuerung der Weiterverarbeitung von Dokumenten mit Abweichungen (Regeln, Workflows, Toleranzen usw.)

• eine einfache, intuitive Anwendung

• die Möglichkeit, Lieferanten ohne Unterstützung durch die IT selbst anzubinden und dadurch Zeit zu sparen.
  
  

crossinx legt Wert darauf, höchste Automatisierungsgrade in kürzester Zeit zu realisieren. Er hat erkannt, dass im Anlagen- und Maschinenbau Produktionsabläufe immer komplexer werden und bietet seine Unterstützung an, zumindest P2P-Prozesse zu verschlanken. Dafür stehen eine Vielzahl an Belegarten (z.B. Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung u.v.m.) zur Auswahl.

Mit crossinx lässt sich der komplette Purchase-to-Pay-Prozess abbilden. Eine medienbruchfreie Neuanbindung der Lieferanten wird gewährleistet, falls diese nicht ohnehin schon zu den 350.000 Partnern im crossinx-Lieferantennetzwerk zählen. Die Effizienz im Einkauf steigt, die Mitarbeitenden sind zufriedener, ebenso die Lieferanten, für die weder Arbeit noch Kosten anfallen. Der ROI sollte bereits innerhalb des ersten Jahres erreicht sein.