Schwere Unwetter, ein Brand auf dem Firmengelände, erfolgreiche Cyberattacken: Die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen früher oder später mit einem kritischen Ereignis konfrontiert werden, ist hoch. Um in solch einem Fall die Schäden zu minimieren, den Geschäftsbetrieb so gut wie möglich aufrecht zuerhalten und so schnell wie möglich wieder zur Normalität zurückzukehren, müssen Unternehmen viele Hebel in Bewegung setzen.
Einer der wichtigsten davon ist die Kommunikation. Wenn Unternehmen während eines Krisenfalls nicht rechtzeitig kommunizieren, verlieren sie die Kontrolle über das Narrativ. Die Lücke wird von Akteuren gefüllt, die über die Natur des Problems möglicherweise gar nicht Bescheid wissen und den Prozess der Wiederherstellung verlangsamen.
In den sozialen Medien werden sich schnell Gerüchte verbreiten und Mitarbeiter geben vielleicht einfach auf eigene Faust kritische Informationen weiter. Oder noch schlimmer: Sie treffen falsche Entscheidungen und bringen dadurch ihre Gesundheit oder sogar ihr Leben in Gefahr.
Um das zu verhindern, sollten Unternehmen einen umfassenden Kommunikationsplan entwickeln, der im Fall eines kritischen Ereignisses zum Einsatz kommen kann. Die Checkliste von Everbridge bietet dafür einen Rahmen.
- Risiken analysieren
Unternehmen sollten analysieren, welchen Risiken sie tatsächlich ausgesetzt sind und wie diese sich auf ihren Geschäftsbetrieb auswirken, wenn sie eintreten. Aus diesen Analysen können sie dann zielgerichtete Kommunikationsmaßnahmen ableiten.
- Verantwortlichkeiten und Abläufe klären
Unternehmen benötigen ein dediziertes Kommunikationsteam und vorab definierte Kommunikationspläne. Es muss eindeutig festgelegt sein, wer für die Kommunikation hauptverantwortlich ist, wer sie steuert, wer wann mit wem spricht und welche Informationen er dabei weitergibt.
- Alle Zielgruppen berücksichtigen
Neben internen Ansprechpartnern kann auch eine Kommunikation mit externen Gruppen erforderlich sein. So sind beispielsweise Partner oder Kunden zu informieren, wenn sie durch ein kritisches Ereignis beeinträchtigt werden. Betreibt ein Unternehmen eine Kritische Infrastruktur, besteht eventuell auch eine Meldepflicht gegenüber Behörden.
- Textvorlagen erstellen
Templates für Benachrichtigungen helfen Unternehmen dabei, im Ernstfall effizient und fehlerfrei zu kommunizieren. Unterschiedliche Empfängerkreise benötigen eventuell verschiedene Informationen, die Kernaussagen müssen aber konsistent sein und dürfen keine Widersprüche enthalten, damit im Ernstfall alle am selben Strang ziehen.
- Multimodal kommunizieren
Je mehr Kommunikationskanäle Unternehmen verwenden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, die Zielpersonen auch wirklich zu erreichen. Am besten, die Empfänger erhalten Informationen über alle zeitgemäßen Wege wie SMS, Push-Nachricht, E-Mail oder Sprachnachrichten und zwar sowohl auf privaten wie auch beruflichen Festnetz- und Mobiltelefonen.
- Üben und testen
Wenn Unternehmen die geplanten Abläufe ohne den Druck des Ernstfalls einüben, haben sie mehr Sicherheit, dass am Tag X auch alles klappt. Testläufe geben ihnen zudem die Möglichkeit, etwaige Schwachstellen aufzudecken und dann gezielt zu beseitigen.
Mit einem speziellen Critical-Communication-System können Unternehmen die Umsetzung ihrer Kommunikationspläne optimal unterstützen. Es ermöglicht ihnen, Regeln, Richtlinien und Vorlagen aufzusetzen und zu verwalten sowie viele Abläufe zu automatisieren. Sie verhindern Zeitverlust durch manuelle Tätigkeiten, können schneller reagieren und schließen menschliche Fehler aus, die durch die Drucksituation eines kritischen Ereignisses entstehen können.