Laut einer Bitkom-Studie haben sich Unternehmen zum Ziel gesetzt, ihren Papierverbrauch zu reduzieren, indem sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen oder Akten digitalisieren. Schließlich haben digitale Dokumente den Vorteil, dass man sie nicht im Drucker vergessen kann.
Aber auch in digitaler Form ist drauf zu achten, dass auf dem Netzwerk gespeicherte vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Eine Umfrage von Kyocera hat herausgefunden, dass über die Hälfte (53%) der deutschen Büroangestellten mindestens einmal pro Woche Zugriff auf Dokumente hat, die nicht für sie bestimmt sind. Eine E-Signature-Lösung kann bei diesem Problem Abhilfe schaffen
Dokumentensicherung durch digitale Signatur
„In Unternehmen werden regelmäßig Verträge unterzeichnet, vertrauliche Korrespondenzen geführt sowie Konzepte oder Gehaltsabrechnungen erstellt – alles Unterlagen, die geschützt werden müssen. Neben Mitarbeiterschulungen zur Dokumentensicherheit, ist die Einführung der digitalen Signatur wie eSignLive von VASCO eine effektive Maßnahme, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen.
Diese Signaturlösung ist in DIGIPASS for Apps eingebettet, ein Software Development Kit, das beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet. So erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff zu Unterlagen, für dessen Einsicht oder Bearbeitung sie auch befugt sind. Mittels digitaler Signatur lässt sich zudem nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und zu welchem Zeitpunkt der Zugriff erfolgte.
Geschäftsprozesse effizienter gestalten
Digitale Akten haben darüber hinaus den Vorteil, dass man Unterlagen und Informationen schneller auffindet. So lassen sich die Dokumente von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit abrufen und bearbeiten. Das ist nicht nur für den Mitarbeiter bequem, sondern steigert auch die Effizienz der Geschäftsprozesse – beispielsweise, wenn Verträge ebenfalls mittels digitaler Signatur sofort unterzeichnet werden. Zugleich reduziert das Ausfüllen von elektronischen Formularen die Fehlerquote etwa durch fehlende Angaben, was wiederum Zeit und Kosten bei der Verwaltung dieser Dokumente spart.
Papierverbrauch reduzieren und Umwelt schonen
Die Technologie der digitalen Signatur macht somit Papier überflüssig. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten, die Unternehmen durch den Verzicht von Mehrfachkopien und Dokumentenausdrucken sparen. So hat die Bank of Montreal, die mit über 12 Millionen Kunden eines der größten Finanzinstitute Kanadas ist, errechnet, dass sie pro Jahr über 132 Millionen kanadische Dollar (ca. 80 Millionen Euro) durch den Verzicht von Papier spart.
Das schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert den Aufbewahrungs- und Verwaltungsaufwand, den Akten und Ordner mit sich bringen. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die ein papierloses Büro mit sich bringt, weshalb das Argument, papierlos zu werden, an Schlagkraft gewinnt. Lösungen, wie digitale Signaturen sorgen für den Schutz vertraulicher Dokumente und vereinfachen den Arbeitsalltag. Ein papierloses Büro ist heutzutage keine Option mehr, sondern vielmehr ein Muss.“