Intranetportale bilden in immer mehr Unternehmen die wichtigste Plattform für den digitalen Arbeitsplatz. Über das Intranet tauschen sich die Mitarbeiter untereinander aus und informieren sich über Neuigkeiten im Unternehmen.
Bei der Suche nach Informationen müssen sie dabei aber häufig große Abstriche hinnehmen. Die Content-Management- und Kollaboration-Systeme, auf denen die Intranetportale basieren, bringen in der Regel nur rudimentäre Suchfunktionen mit. Effizientes Finden ist damit nicht möglich.
Abhilfe kann die Integration einer dedizierten Lösung für Enterprise Search schaffen. Sie kann die bestehende Suchfunktion im Intranet ablösen und die Suche mit neuen, umfassenderen Funktionalitäten ausstatten. IntraFind erläutert, wie Unternehmen davon profitieren.
1. Linguistische Verfahren nutzen.
Die umfassenden Linguistik-Features einer Enterprise-Search-Lösung sorgen dafür, dass Nutzer zielsicher an benötigte Dokumente gelangen. Durch Komposita-Zerlegung beispielsweise werden Mehrwortbegriffe in ihre Bestandteile zerlegt. Eine Suche nach „Druckerhandbuch“ ist auch dann erfolgreich, wenn das Dokument unter dem Namen „Handbuch für Drucker“ im System hinterlegt ist.
2. Natürliche Sprache verarbeiten.
Beherrscht die Enterprise-Search-Lösung Natural Language Processing (NLP), können Mitarbeiter im Intranet natürlichsprachliche Suchanfragen abgeben. Durch komplette Fragesätze wie „Welche Präsentationen von Vertriebsmeetings aus dem Jahr 2018 gibt es?“ gelangen sie deutlich schneller und intuitiver an gewünschte Auskünfte als bei einer herkömmlichen Suche mit Keywords.
3. Aus Erfahrungen lernen.
Mit Hilfe von Machine-Learning-Verfahren kann Enterprise Search die Trefferlisten danach ausrichten, wie häufig ein bestimmtes Dokument von allen Mitarbeitern oder den Kollegen aus der eigenen Abteilung angezeigt und abgerufen wurde. Zudem lassen sich Mitarbeiter proaktiv informieren, welche Suchergebnisse die Kollegen besonders häufig angeklickt haben.
4. Datenquellen individuell priorisieren.
Unterstützt die Enterprise-Search-Lösung die Einrichtung von Suchprofilen, lassen sich die Trefferlisten weiter personalisieren. Bestimmte Dokumentarten oder Datenquellen, die für bestimmte Nutzergruppen höher priorisiert werden als andere, rutschen bei den Angehörigen dieser Gruppen in der Trefferliste nach oben.
5. Zusätzliche Datenquellen anbinden.
Eine geeignete Enterprise-Search-Lösung kann die unterschiedlichsten Datenquellen anbinden. Sie reichen von cloudbasierten Filesharing-Diensten über E-Mail- und Collaboration-Systeme bis hin zu Ticketsystemen. Damit haben Mitarbeiter die Möglichkeit, nicht nur die im Intranet vorhandenen Quellen zu durchsuchen, sondern den kompletten Unternehmensbestand.
„Für den Erfolg einer Intranetoptimierung ist neben den fachlichen Verbesserungen die einfache Integrierbarkeit der neuen Suche eine wichtige Kerneigenschaft“, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG.
„Es darf kein komplexes IT-Projekt erforderlich sein, um intelligente State-of-the-Art-Suchmechanismen, die die Kollegen schon aus den zahlreichen Webanwendungen kennen, auch im Intranet zur Verfügung zu stellen.“
Zudem ist es vorteilhaft, wenn die Suche ein breites Set an Standard-Konnektoren zur einfachen Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen mitbringt. Unabdingbar ist außerdem ein leistungs-fähiges Rechtemanagement. Nur mit ihm können Unternehmen sicherstellen, dass die Anwender in ihren Trefferlisten ausschließlich Daten angezeigt bekommen, die auch für ihre Augen bestimmt sind.