RPA (Robotic Process Automation) konzentriert sich oftmals nur auf Massenprozesse im Back-Office. Unternehmen automatisieren mit RPA vor allem stark repetitive Abläufe in der Personalverwaltung, der Finanzbuchhaltung oder der IT-Administration. Dazu werden Software-Roboter auf Servern installiert, wo sie im Hintergrund ihre Arbeit erledigen.
Damit schöpfen die Unternehmen das Potenzial von RPA aber nur zur Hälfte aus. Die Mitarbeiter, die nicht im Back-Office tätig sind, verbringen ihre Zeit ebenfalls oft mit simplen, immer wiederkehrenden und in Summe zeitintensiven, aber zugleich auch noch ungeliebten Tätigkeiten. Auch solche Aufgaben können Software-Roboter übernehmen – genauer gesagt, so genannte „Attended Robots“.
Das sind Software-Roboter, die direkt auf den Endgeräten der Mitarbeiter installiert werden und ihnen dort auf Befehl oder ausgelöst durch bestimmte Ereignisse ihre Routinetätigkeiten abnehmen. Damit diese Technologie ihren vollen Nutzen entfalten kann, muss eine RPA-Lösung laut UiPath aber einige Schlüsselanforderungen erfüllen.
Mensch und Maschine synchronisieren
Die Software-Roboter auf den Endgeräten emulieren im Prinzip die Tätigkeiten der User und bewegen sich genauso wie ihre menschlichen Kollegen durch ihre Anwendungen. Dadurch besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter und ihre Roboter in die Quere kommen. Die RPA-Lösung sollte deshalb die Möglichkeiten der Betriebssysteme nutzen können, Prozesse parallel auszuführen.
Dann kann der Mitarbeiter etwa ein Dokument bearbeiten, während der Roboter gleichzeitig E-Mails checkt. Ist das nicht der Fall, müssen die Mitarbeiter jedes Mal warten, bis ihre Software-Kollegen fertig sind - und die Produktivitätsvorteile sind dahin.
Einfache Automatisierung ermöglichen
Die Mitarbeiter sollten die automatisierten Prozesse unkompliziert per Drag and Drop zusammenbauen können. Benötigen sie Programmierkenntnisse oder müssen Automatisierungen bei der zentralen IT anfordern, werden sie von den Möglichkeiten der Attended Robots nur wenig Gebrauch machen. Können sie ihre Software-Roboter dagegen selbst mit Arbeit füttern, wird RPA für sie ein alltägliches Produktivitätstool.
Genauso selbstverständlich wie sie eine Tabellenkalkulation nutzen, um Berechnungen durchzuführen oder Grafiken zu generieren, werden sie dann RPA nutzen, um von ihren Software-Robotern etwa Informationen zusammentragen und daraus Berichte erzeugen zu lassen.
„Center of Excellence“ unterstützen
Die von Mitarbeitern in Eigenregie auf ihren Endgeräten automatisierten Prozesse sind häufig auch für Kollegen interessant, die mit denselben oder ähnlichen Routineaufgaben konfrontiert sind. Deshalb sollte eine RPA-Lösung einen Mechanismus zur effizienten und sicheren Verteilung solcher Automatisierungen bieten.
Die Mitarbeiter sollten ihre Prozesse an ein zentrales „Center of Excellence“ übergeben können, das sie dann qualitätssichert und allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stellt. Der Community-Gedanke ist hier ein unterstützendes Element.
„Unternehmen, die Software-Roboter im Backend und persönliche Software-Roboter für ihre Mitarbeiter miteinander kombinieren, erzielen den maximalen Nutzen aus der RPA-Technologie“, sagt Walter Obermeier, Managing Director bei UiPath in München. „Eine leistungsfähige Enterprise-RPA-Plattform wie UiPath ermöglicht ihnen dabei die effiziente Orchestrierung und Steuerung ihrer gemischten Belegschaften, bestehend aus ihren menschlichen Mitarbeitern und den beiden Roboter-Typen.“