Die Dos und Don‘ts während einer Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen sind eine echte Alternative zu Livemeetings. Damit sie auch erfolgreich und effizient von statten gehen, gilt es einige Regeln zu beachten - Powwownow gibt einige nützliche Tipps.

Montagmorgen - der Terminkalender ist voll. Meetings in Berlin, München, Frankfurt stehen an. Nun heißt es Flüge buchen, Hotelzimmer reservieren, Präsentationen vorbereiten und Agendas studieren.

Stress und Zeitdruck sind vorprogrammiert – ganz abgesehen von den Kosten. Viele dieser zeitraubenden und vor allem teuren Dienstreisen können der Vergangenheit angehören - die Telefonkonferenz macht es möglich.

Dos - das gilt es zu beachten:

  • Einen ruhigen Ort wählen. Das A und O einer erfolgreichen Telefonkonferenz ist ein Platz, an dem ungestört telefoniert werden kann, beispielsweise in einem Konferenzraum.
  • Seinen Namen nennen. Wenn jemand das Wort ergreift, sollte er zu Anfang seinen Namen nennen, damit alle Teilnehmer wissen, wer gerade spricht. Dies gilt insbesondere für Telefonkonferenzen mit vielen Personen. Andere Teilnehmer mit Namen ansprechen.
  • Möchte man sich explizit an eine bestimmte Person wenden, sollte zunächst dessen Namen genannt werden. Auf diese Weise kann derjenige dem Gesagten besser folgen. 
  • Die Technik kennen. Jeder Teilnehmer sollte sich mit den wichtigsten Funktionen seines Telefons und des Telefonkonferenzanbieters vertraut machen. Beispielsweise ist es wichtig zu wissen, wo sich die Lautstärkeregler befinden und wie man das Telefon bei Bedarf stumm schalten kann.
  • Klar und deutlich sprechen – sowohl inhaltlich als auch akustisch. Da die Teilnehmer sich gegenseitig nicht sehen können, nehmen sie auch Signale in Mimik und Gestik nicht wahr. Daher muss alles klar und deutlich ausgesprochen werden.

Don‘ts - das gilt es zu vermeiden:

  • Nicht durcheinander reden. Man sollte Gesprächspartner ausreden lassen, bevor man selbst etwas sagt. Fragen und Aussagen müssen sonst wiederholt werden. Dadurch könnte sich das Gespräch unnötig in die Länge ziehen.
  • Vorab gewählte Einstellungen des Telefons beibehalten. Diese sollten während eines Gesprächs nicht geändert werden. Andere Teilnehmer könnten sich sonst unnötig gestört fühlen.
  • Nebengeräusche vermeiden. Das Rascheln  mit Papier in der Nähe des Mikrofons, das Schlürfen eines Getränkes und das Spielen mit Stiften während des Gesprächs sollte vermieden werden. Weiterhin gilt: Auch das Tippen auf der Tastatur ist ein No-Go. Notizen mit Stift und Papier sind empfehlenswert.
  • Bei der Sache sein. Auch wenn es die anderen nicht sehen können: Kein Teilnehmer sollte nebenher an anderen Themen arbeiten. Es ist wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nur dann lassen sich die Effizienzvorteile einer Telefonkonferenz vollständig nutzen.

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