Teamviewer: So gelingt die Führung virtueller Teams

In Unternehmen gewinnen virtuelle Teams, die aus weltweit verteilten Fachkräften bestehen, zunehmend an Bedeutung. Für Unternehmen ist dies zweifelsfrei ein Vorteil: Durch die virtuelle Zusammenarbeit können sie die jeweils besten Talente für jedes Projekt akquirieren und dabei Zeit und Geld sparen.

Für die Führungskräfte dieser Teams stellen sich jedoch ganz neue Herausforderungen, nämlich wenn es darum geht, ihr Team über Ländergrenzen hinweg langfristig zu motivieren und erfolgreich zu koordinieren. TeamViewer® nennt nachfolgend fünf Aspekte, auf die sich Führungskräfte konzentrieren sollten, um ein virtuelles Team zum Erfolg zu führen.

1. Aufgaben und Prozesse klar definieren
Neue Teamleiter sollten ihr Team bereits zu Projektbeginn klar auf die Ziele, Rollen und jeweiligen Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts ausrichten. Die Koordination virtueller Teammitglieder, die sich nicht an einem Standort befinden, gestaltet sich dabei als Herausforderung. Virtuelle Teams bedürfen insgesamt mehr Kommunikation, mehr Gesprächsprotokolle und mehr Klarheit.

Ein Projektmanager hat dabei die Aufgabe, dem Team die grundsätzlichen Regeln und Abläufe zu vermitteln. Dazu gehören Arbeitsprozesse („Wer macht wann was?“), Erwartungen hinsichtlich Deadlines, Vorgehen bei Konflikten, Erreichbarkeit, sowie auch die Kommunikation an sich. Sind diese Informationen in einem Dokument zusammengefasst, gilt es, dieses regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf an die tägliche Praxis anzupassen.

2. Zusammenarbeit durch Technologie fördern
Vor einer Aufgabe gilt es zu prüfen, welche IT-Werkzeuge oder Webdienste den Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Da nicht alle in einem Gebäude sitzen, kann die Ausstattung erheblich variieren. Video-Chats, Voice over IP und Desktop-Sharing verkürzen die Distanz zwischen Führungskraft und Teammitgliedern, ohne den zeitlichen und finanziellen Aufwand einer Reise. Hierbei gilt es natürlich, die unterschiedlichen Zeitzonen und Arbeitszeiten zu beachten, um Pannen oder Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden.

3. Virtuelle Persönlichkeit und virtuelle Präsenz schaffen
„Aus den Augen, aus dem Sinn.“ Das ist typisch menschlich – erschwert aber dem Projektmanager virtueller Teams die Arbeit. Die Herausforderung für ihn ist es also, Präsenz zu zeigen, es damit aber auch nicht zu übertreiben: Kommuniziert er zu viel, besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen in der Masse der Kommunikation untergehen.

Zudem kann dies beim Team leicht ein Gefühl von Mikro-Management oder fehlendem Vertrauen hervorrufen. Ist der Manager dagegen unsichtbar und lässt wochenlang nichts von sich hören, wird das virtuelle Team dies als Desinteresse auslegen – und die Bedeutung des Projektes anzweifeln. Ihre Prioritäten legen die Teammitglieder dann auf andere Aktivitäten.

4. Seien Sie auch aus der Ferne ein guter Vorgesetzter
Führungskräfte sind immer auch Motivatoren und Vermittler. Selbst also wenn das Team global verteilt arbeitet, gilt es für den Projektleiter, eine Umgebung schaffen, in der sich die Mitarbeiter untereinander und mit ihm verbunden fühlen. In einer virtuellen Arbeitsumgebung entfallen sozialisierende Momente wie der spontane Schwatz in der Kaffeeküche oder im Fahrstuhl, dabei sind diese besonders für eine gute Stimmung in Teams wichtig.

Um auch im virtuellen Raum ein positives Klima zu schaffen, sollte der Projektleiter deshalb darauf achten, die persönliche Interaktion zwischen den Teammitgliedern zu fördern. Ein informeller Austausch sollte möglich sein, zum Beispiel in einem Chat-Raum, der als „Kaffeeküchenersatz“ jederzeit allen Teammitglieder offen steht und zum Ideenaustausch einlädt. Mindestens einmal pro Woche sollten sich die Mitglieder auch per Telefon austauschen. Instant Messaging, E-Mail und andere Technologien können diese Kommunikationswerkzeuge ergänzen – und Fehlkommunikation vermeiden helfen.

5. Virtuelle Team-Meetings effektiv gestalten
Mit der richtigen Planung können virtuelle Meetings effektiv und effizient ablaufen. Doch es gibt ein paar Herausforderungen: Weichen Meetings von der Agenda ab, oder gibt es erst gar keine Agenda, sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Abhilfe schafft ein strukturierter Meeting-Ablauf, zu dem jeder beitragen kann und der 48 Stunden vor Beginn an alle Teilnehmer verschickt werden sollte.

Um die Teilnehmer zu involvieren, sollten einzelne Punkte auf der Agenda an Teammitglieder übergeben werden, sodass sie in Teilen die Moderation des Meetings übernehmen können. Während des Meetings stellt ein guter Teamleiter häufig Fragen und versichert sich, dass jeder Anwesende mitdenkt. Zudem sollte er allzu lange Monologe – von sich selbst oder einzelnen Teammitgliedern – vermeiden und darauf hinwirken, dass alle Teilnehmer ihre Ideen klar und deutlich kommunizieren.

Ein paar Grundregeln erleichtern das Management einer effektiven Gruppeninteraktion. Zum Beispiel: kein Multi-Tasking sowie pünktliche Start- und Endzeiten für Meetings. Die Erfahrung hat zudem gezeigt, dass zukünftige virtuelle Team-Meetings effektiver sind, wenn das erste Treffen persönlich stattgefunden hat. Hierbei können Mitglieder Beziehungen und Vertrauen aufbauen und so die Basis für ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis legen.

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