GfK Studie: Office steigert die Produktivität um bis zu 25 Prozent

„Unternehmen können ihre Produktivität in allen Bereiche um 25 Prozent steigern.“ Das ist das Ergebnis der Office-Studie 2014 durchgeführt von der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) im Auftrag des Microsoft-Partnerunternehmens Made in Office GmbH aus Köln.

Sie basiert auf einer Umfrage unter mehr als 1.000 Wissensarbeitern in Deutschland und zeigt: Das Instrument für Produktivitätssteigerung ist Microsoft Office – 92 Prozent der Befragten arbeiten täglich mit Lösungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook. Dabei ist es weniger die inhaltliche Arbeit, die Potenzial für Optimierungen bietet.

Die größten Zeitfresser liegen unter anderem bei reinen Formatierungsarbeiten, für die ein Wissensarbeiter täglich mehr als ein Drittel seiner Arbeitszeit mit Office (38 Prozent) aufbringt. Für Zeitgewinn sorgt der Studie zufolge ein dreistufiges Effizienzprogramm aus Standard-Erweiterung, Automatisierung und intensiver Mitarbeiterschulung.

„Zeit ist das wertvollste Gut bei unserer täglichen Arbeit“, kommentiert Dr. Thorsten Hübschen, bei Microsoft Deutschland für das Office Geschäft verantwortlich, die Ergebnisse der Studie. „Das moderne Office soll daher nicht Zeit kosten, sondern Freiräume schaffen, die für strategische, kollaborative und kreative Aufgaben notwendig sind.“

Fast drei Viertel seiner täglichen Arbeitszeit (72 Prozent) verbringt der Wissensarbeiter mit Office. Es ist daher ein unverzichtbares Werkzeug, wie „Die große Office-Studie 2014“ zeigt: 69 Prozent aller Nutzer wären bei ihrer Arbeit ohne Office „stark eingeschränkt“. Sie nutzen Word, PowerPoint, Excel & Co. für das Erstellen von Dokumenten, Präsentationen und Kalkulationen, für ihre E-Mails und als Kommunikationswerkzeug.

Pro Jahr und Mitarbeiter lassen sich mit Office 443 Stunden einsparen
Wie groß das Einsparpotenzial bei der Arbeit mit Office tatsächlich ist, zeigt der Studie zufolge eine einfache Rechnung: „Wenn ein Mitarbeiter in einem Jahr 1.760 Stunden arbeitet, entfallen davon im Schnitt 1.267 Stunden auf Aufgaben, die mit Bürosoftware wie Microsoft Office erledigt werden.

Durch gezielte Automatisierungen ließen sich 443 Stunden einsparen. Oder anders ausgedrückt: Ein Mitarbeiter hätte 25 Prozent mehr Zeit, sich mit wichtigen Aufgaben zu beschäftigen“, rechnet Stephan Kuhnert von der Made in Office GmbH vor.

Ein Büro ohne Office – unvorstellbar
Die Lösung der Zeitprobleme aus der Sicht der Studienautoren ist ein dreiteiliges Office-Effizienzprogramm:

  1. Nutzung von Standard-Erweiterungen (Add-Ins),
  2. Entwicklung und Implementierung von spezifischen Makros und Add-Ins sowie
  3. Intensive Mitarbeiterschulung in allen Office-Programmen.

„Die Studie zeigt, dass Microsoft Office in unseren Büros unverzichtbar geworden ist“, so Dr. Hübschen. „Aber sie zeigt auch, welches Optimierungspotenzial in der Software selbst steckt, das wir gemeinsam mit Partnerunternehmen wie der Made in Office GmbH heben.“

Das bestätigen auch Anwenderunternehmen wie beispielsweise Siemens, BMW, Evonik, Nestlé, RTL, RWE, Standard & Poor’s, Volkswagen und Continental: „Wir haben Microsoft Office durch die Erweiterungen von Made in Office auf die typischen Tätigkeiten unserer Mitarbeiter abgestimmt und somit neuen Raum für wichtigere Arbeiten geschaffen“, sagt Thomas Röhrich, Head of Brand Communications bei Continental AG. „Dadurch konnten wir nicht nur Zeit gewinnen, sondern auch die Einheitlichkeit unseres Markenauftritts verbessern – und das ohne große Investitionen in die IT-Infrastruktur.“

Office überall und auf allen Endgeräten zu Hause
„Aus genau diesem Grund haben wir Office im Herbst vergangenen Jahres mit neuen Werkzeugen und einem erweiterten Zugang auf Services für Office 365 und Visual Studio für individuelle Erweiterungen und Anpassungen geöffnet“, sagt Dr. Hübschen.

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