In fünf Schritten zur gelungenen Digitalisierung

Unify sieht die Digitalisierung als eine der elementaren Entwicklungsschritte für Unternehmen. Dabei ist die Kommunikation zentraler Bereich bei der digitalen Transformation. Wie stark diese Veränderung die Organisation in Firmen prägt, zeigt auch eine aktuelle Studie des Digitalverbands BITKOM.

Rund drei Viertel der befragten Unternehmen sehen eine Beschleunigung bei der Kommunikation mit Kunden (79 Prozent) oder unter den eigenen Mitarbeitern (75 Prozent). Flexibilität (65 Prozent) und Effizienz (55 Prozent) steigen laut der Untersuchung ebenfalls.

Allerdings sind sich die meisten Entscheidungsträger auch darüber im Klaren, dass die digitale Transformation eine neue Unternehmenskultur erfordert. Das gaben 75 Prozent der insgesamt 505 befragten Geschäftsführer und Vorstände an.

Besonders der letzte Punkt ist entscheidend – Unify rät Unternehmen, sich intensiv mit der neuen Art und Weise auseinanderzusetzen, wie Menschen arbeiten. Immer häufiger sind Mitarbeiter mobil und gehen ihren Aufgaben von unterschiedlichen Orten aus nach. Teams, Gruppen oder ganze Abteilungen können international zusammengesetzt und über mehrere Kontinente verteilt sein.

Ganz allgemein werden die traditionellen Arbeitsmodelle immer mehr infrage gestellt. Mitarbeiter wollen flexibler sein, um Privatleben und Beruf besser in Einklang bringen zu können. Wenn Firmen das Versprechen der Digitalisierung für alle Beschäftigten einlösen und die wirtschaftlichen Vorteile für sich nutzen möchten, sollten sie die folgenden Punkte beachten:

Die vorhandene Infrastruktur muss auf jeden Fall bereit für die Digitalisierung sein.
Im Bereich Kommunikation bedeutet das beispielsweise, die Telefonie auf Voice over IP (VoIP) umzustellen, damit auch die Sprachtelefonie in den Datenstrom eingebunden werden kann. Natürlich muss nicht sofort eine komplette Umgebung ausgetauscht werden.

Wo allerdings Neuanschaffungen geplant sind, sollten Unternehmen unbedingt auf vorhandene Standards achten, damit die Systeme fit für die Zukunft sind. Ein Beispiel ist WebRTC, ein neuer Standard für die Echtzeitkommunikation via Webbrowser – ist der Weg dorthin erst einmal verbaut, wird es künftig schwierig und möglicherweise sehr teuer, noch einmal umzuschwenken.

Die jungen Talente von morgen wachsen heute mit Smartphone, Tablet und Co. auf.
Entsprechend sind sie an intuitiv bedienbare Apps und rund um die Uhr bequem nutzbare Kommunikations-Tools gewöhnt. Das erwarten sie ganz selbstverständlich auch am Arbeitsplatz. Unternehmen sollten also darauf achten, ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand zu geben.

Unify hat mit Circuit eine solche Plattform entwickelt – sie bildet exakt die Art und Weise nach, wie Menschen tatsächlich zusammenarbeiten und ist dadurch absolut intuitiv bedienbar. So wird ein weiterer Vorteil der Digitalisierung genutzt: Die Mitarbeiter haben mehr Spaß an der Arbeit. Laut der BITKOM-Studie hatten 36 Prozent der kleineren Unternehmen diese positive Entwicklung beobachtet, bei den großen Firmen waren es 27 Prozent.

Transparenz ist Pflicht.
Die Digitalisierung bringt in vielen Unternehmen große Veränderungen mit sich. Um die Belegschaft nicht zu verunsichern, sollten Firmen von Anfang an klar kommunizieren, was sich ändert und wo die Vorteile für die Mitarbeiter liegen. Damit ist sichergestellt, dass alle Beteiligten frühzeitig die Möglichkeit haben, sich auf die neue Arbeitswelt im eigenen Unternehmen einzustellen und davon zu profitieren.

Dazu gehört auch, die Mitarbeiter ausreichend zu schulen und fit zu machen für die Digitalisierung. Die digitale Transformation selbst sorgt übrigens schon für mehr Übersichtlichkeit: Über die Hälfte (52 Prozent) der vom BITKOM befragten Firmen gaben an, dass Entscheidungsprozesse im digitalen Unternehmen transparenter werden.

Neue Arbeitsformen erfordern eine neue Unternehmenskultur.
Diese Erkenntnis ist zwar in drei Vierteln aller Unternehmen angekommen, vielfach allerdings eher im Kopf. In der Praxis herrscht häufig noch eine starke Präsenzkultur vor – als leistungsfähig gilt, wer besonders lange im Büro sitzt.

Für viele Führungskräfte ist das ein einfacher Gradmesser. Hier muss völlig klar werden, dass Anwesenheit alleine nicht für Qualität steht. Oder anders formuliert: Die Qualität der Arbeit hängt nicht davon ab, wann oder von wo aus sie erledigt wird.

Die digitale Transformation ist Chefsache.
Eine große Gefahr für den Erfolg des digitalen Wandels liegt darin, das Thema in die IT-Abteilung auszulagern. Vielmehr muss der Wandel von ganz oben kommen und von der Chefetage vorangetrieben werden. Das gibt dem Thema das nötige Gewicht und stellt sicher, dass wirklich das gesamte Unternehmen den neuen Weg einschlägt. Die Digitalisierung erhält damit eine strategische Dimension und kann Bestandteil der Vision der Firma werden.

„Wer heute noch davon ausgeht, der digitale Wandel könnte getrost auch ohne ihn stattfinden, wird sich in kürzester Zeit außerhalb des globalen Spielfelds wiederfinden. Bei der Digitalisierung geht es längst schon nicht mehr um das ‚ob’, sondern nur noch um das ‚wie’“, sagt Klaus Stöckert, General Manager Central Europe und Geschäftsführer bei Unify.

„Besonders deutlich wird der Wandel bei der Kommunikation. Die Art und Weise, wie Menschen kommunizieren und zusammenarbeiten, hat einen enormen, direkten Einfluss auf das Arbeitsleben und damit auf die Motivation der Mitarbeiter. Das funktioniert aber nur mit den passenden Werkzeugen und den richtigen Partnern. Unternehmen jeder Größe sollten hier sorgfältig wählen, um ihre digitale Zukunft erfolgreich zu gestalten.“

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