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Wie sich Videokonferenzen in Unternehmen bezahlt machen

Eigentlich ist es doch ganz logisch: Unternehmen, die die Zahl ihrer Geschäftsreisen reduzieren, sparen Zeit und Geld und schonen die Umwelt. Trotzdem beginnen laut einer Analyse des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) in Deutschland jede Stunde ca. 17.200 Geschäftsreisen.

Jeder dritte Beschäftigte unternimmt mindestens eine Geschäftsreise pro Jahr. Im Schnitt geben deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen pro Jahr knapp 50 Milliarden Euro aus. Und bei jedem Kilometer, der mit dem Auto zurückgelegt wird, werden im Schnitt 160 Gramm CO2 ausgestoßen.

Bis zu 70 Prozent der Geschäftsreisen könnten eingespart werden, würden Unternehmen auf moderne Kommunikationsmittel wie Video-Webkonferenzen zurückgreifen. Lösungen wie die V2C-Software des international agierenden Bremer Entwicklers Vivicom ermöglichen inzwischen Online-Meetings, -Konferenzen, -Seminare und -Schulungen in hervorragender Bild- und Ton-Qualität zu einem günstigen Preis. Doch nur wenige Unternehmer und Geschäftsführer machen von dieser Alternative Gebrauch. Viele sind über den heutigen Stand der Technik gar nicht informiert, glaubt Dipl. Ing. Günter Schlagowski, geschäftsführender Gesellschafter von Vivicom: „Oder der technische Fortschritt wird in Unternehmen von den Leuten blockiert, die Geschäftsreisen mögen, den Stress in Kauf nehmen und sich gern auf verstopften Autobahnen und Flughäfen aufhalten - nur um später sagen zu können, wie stressig doch das Geschäftsleben ist.“ 

Das sei ein kulturelles Problem, ist der Vivicom-Chef überzeugt: „Eigentlich brauchen wir in Europa eine Kulturrevolution - in etwa in dem Ausmaß wie 11.000 Jahre vor Christus, als der Mensch sesshaft wurde.“ Damit meint er, „dass die Menschen kulturell den Fortschritt, den uns die Technik beschert, auch nutzen müssen“. Doch stattdessen mache der Mensch, das „Gewohnheitswesen“, einfach nur immer und immer wieder dasselbe. „Da müssen wir uns nicht wundern, wenn wir von anderen Ländern, wie etwa den asiatischen, überflügelt werden“, weiß Schlagowski.

Selbst wenn Videokonferenzen angewendet werden, seien es meistens „die obersten Zehntausend“, die davon profitierten: „Die benutzen dann Apparate für 20.000 bis 100.000 Euro, aber der Mittelbau des Unternehmens hat gar nichts davon“, so Schlagowski weiter. Denn an den entsprechenden Konferenzen nähme nur die Führungsriege teil. „Wenn über die Ausrichtung und die Ziele eines Unternehmens geredet wird, sollten sich auch die Mitarbeiter daran beteiligen können“, meint Günter Schlagowski. „Schließlich erbringen sie die wirtschaftliche Kraft des Unternehmens. Und mit Hilfe von moderner Videokonferenz-Software könnten sie ganz einfach von ihrem Schreibtisch aus an real stattfindenden Konferenzen teilnehmen.“ Doch weil dies nicht geschehe und der „normale“ Mitarbeiter schlicht nicht gefragt werden würde, lägen viele stille Reserven brach, blieben die Mitarbeiter passiv und viele Ideen unausgesprochen.

Abgesehen von einem aktiveren Engagement jedes Mitarbeiters im Unternehmen bringen Video-Webkonferenzen weitere Vorteile: Die Zahl der Geschäftsreisen lässt sich reduzieren, was zu mehr Effizienz und mehr Gewinn für das Unternehmen führt. So werden Ressourcen in Unternehmen frei, die sinnvoll zum Beispiel in die Weiterbildung der Mitarbeiter investiert werden können. „Auch Weiterbildung selbst lässt sich durch Online-Schulungen und -Seminare zum Beispiel mit der Vivicom-V2C-Software kostengünstig gestalten“, sagt Günter Schlagowski. Des Weiteren würden durch die schnelle und unkomplizierte Möglichkeit der Kontaktaufnahme, bei der gleichzeitig Unterlagen gemeinsam angeschaut werden könnten, viele Entscheidungsprozesse beschleunigt: Das Unternehmen komme einfach schneller voran.

Eigentlich genügend Gründe, Lösungen wie die Vivicom-V2C-Software auszuprobieren, findet nicht nur Günter Schlagowski. Auch Unternehmen und Organisationen wie die Ing DiBa und die Industrie- und Handelskammer zu Kiel setzen bereits Video-Webkonferenzen mit Vivicom V2C ein. Viele andere lassen sich jedoch abschrecken - zum Beispiel von der Angst, die Technologie könnte sie überfordern. „Das ist aber völlig unbegründet. Gerade V2C ist selbst erklärend. Das kann wirklich jeder“, verspricht Schlagowski. Auch vor den Kosten müsse niemand Angst haben: „Die Software kostet pro Benutzer im Monat 40 Euro Miete - und das auch nur zwei Jahre lang, danach geht sie in den Besitz des Unternehmens über“, erklärt Günter Schlagowski.

„Aber anscheinend ist Benzin immer noch nicht teuer genug, denn viele Unternehmen scheinen diese und weitere Kosten, zum Beispiel für Hotelübernachtungen, gern auf sich zu nehmen.“ Für den Software-Entwickler, Energieberater und Visionär ist klar: Jedes Unternehmen kann 50 bis 70 Prozent seiner Dienstreisen einsparen, wenn es  Video-Webkonferenzsoftware für Online-Meetings, für reale Raumkonferenzen, zu denen sich weitere Teilnehmer per Internet dazuschalten können, sowie für Präsentationen, Seminare und Schulungen einsetzt. Und auch für den privaten Bereich ist die Technologie interessant: Weit entfernt lebende Enkelkinder können den Großeltern ihre Urlaubsfotos zeigen, sich dabei von Angesicht zu Angesicht sehen und miteinander sprechen.

„Dem Einzelnen bringt die Technologie eine vermehrte Kommunikationsfähigkeit, und der Gesellschaft bringt sie mehr Effizienz, mehr verwirklichte Ideen und - nicht zuletzt - weniger Umweltbelastung“, fasst Günter Schlagowski zusammen.

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