Malteser koordinieren Ehrenamt mit SharePoint Online

Viele Menschen verlassen sich täglich auf die Unterstützung des Malteser Hilfsdienstes. Für eine effiziente Koordination der über 70.000 haupt- und ehrenamtlichen Helfer setzt die katholische Hilfsorganisation für die sichere und zuverlässige Unterstützung aller Abläufe auf eine spezielle Hybrid-Cloud Lösung.

Die zentral bereitgestellten IT-Anwendungen im Rechenzentrum der Malteser werden dazu mit Standard-Lösungen aus der Public Cloud kombiniert. Hier kommt das Potenzial der Microsoft Cloud-Lösungen zum Einsatz. Mittels SharePoint Online und Office 365 entsteht eine leistungsstarke webbasierte TeamSuite.

Rund 24.000 hauptamtliche Mitarbeiter an bundesweit über 700 Standorten und mehr als 48.000 ehrenamtliche Helfer zeigen jeden Tag vollen Einsatz für den Malteser Hilfsdienst. Der eingetragene Verein zählt zu den großen karitativen Organisationen in Deutschland. Das Dienstleistungsangebot umfasst unter anderem Krankentransporte, Altenpflege,  Katastrophenschutz, Drogenambulanzen und Erste-Hilfe-Ausbildungen.

Bislang koordinierte sich der Hilfsdienst mit einer heterogenen Infrastruktur aus klassischen Telefonie-Lösungen, Mailsystemen und externen sozialen Netzwerken. Informationen wurden unstrukturiert in verschiedenen Quellen zur Verfügung gestellt und auf lokalen Servern gespeichert. Diese Insellösungen ersetzt nun eine einheitliche, webbasierte TeamSuite auf Basis von SharePoint Online, um die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation zu verbessern.

Eine Oberfläche, flexibler Zugriff von allen Endgeräten
„Für eine so sehr vom Ehrenamt geprägte Organisation wie den Malteser Hilfsdienst kam für die Public Cloud nur eine Lösung wie SharePoint Online in Frage“, erläutert Thomas Biermaier, Leiter Information Management des Malteser Business Service. Denn ein Großteil der ehrenamtlichen Helfer arbeitet von zu Hause aus. Die Lösung muss auch die volle Bandbreite an Endgeräten vom Desktop-PC bis zu mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet abdecken. „Mit Office 365 und SharePoint bietet uns Microsoft eine einheitliche, flexible und skalierbare Lösung ohne großen Schulungsaufwand“, so Biermaier.

Weniger Verwaltungsaufwand dank IT vom Ehrenamt für das Ehrenamt
Die Vorteile der neuen Lösung in der täglichen Arbeit demonstriert exemplarisch ein Pilotprojekt des Malteser Hilfsdienstes in Emsdetten. Abgestimmt auf die Bedürfnisse der Hilfsorganisation können die Beschäftigten dort nun in der zentralen webbasierten TeamSuite übersichtlich auf ein breites Spektrum an wichtigen Informationen zugreifen: Zum Beispiel auf Dienst- und Einsatzpläne oder auf die Personal-, Termin- und Materialverwaltung.

Hinzu kommen Menüpunkte unter anderem für Besprechungsprotokolle, die Aufgabenverwaltung sowie ein Forum und ein Wiki. In der Personalverwaltung können Helfer selbst ihre Daten einpflegen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand beträchtlich. Da Aus- und Fortbildungen der Mitarbeiter zentral verwaltet und dokumentiert werden, können anhand der Qualifikation schneller Dienst- und Einsatzpläne erstellt werden. Dass alle Dienste für alle Helfer transparent einzusehen sind, vereinfacht den ehrenamtlichen Maltesern, sich für die passenden Aufgaben anzumelden. Dadurch lässt sich die Arbeit deutlich effizienter koordinieren.

SharePoint Online als Antwort auf den Wandel des IT-Arbeitsplatzes
„Das Beispiel des Malteser Hilfsdienstes veranschaulicht, dass der Wandel des IT-Arbeitsplatz in vielen gesellschaftlichen Bereichen Handlungsbedarf erzeugt. „Die zunehmend vernetzte, mobile und ortsunabhängige Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie erfordert auch in vom Ehrenamt geprägten Organisationen neue Wege der Zusammenarbeit“, beobachtet Marianne Janik, Senior Director Public Sector bei Microsoft Deutschland GmbH.

Cloud-Lösungen wie SharePoint Online und Office 365 sind genau dafür optimiert. Sie binden keine unnötigen Kräfte für die IT-Administration und sind dennoch so flexibel skalierbar, dass sie mit den Aufgaben einer Organisation mitwachsen. Das ist ein entscheidender Vorteil für karitative Organisationen. So können sie den Verwaltungsaufwand minimieren, um sich darauf zu konzentrieren, Gutes zu tun. „Die Zeitersparnis und der Produktivitätszuwachs durch Cloud-Lösungen wie die von Microsoft unterstützen sie dabei“, betont Marianne Janik.

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